Si entra con la propria email di lavoro, senza password. Ogni volta arriva un codice per email.
Si apre spedizioni.pages.dev nel browser, oppure si usa il link qui sopra.
Compare una pagina di accesso, in inglese. Si scrive la propria email e si preme il pulsante per ricevere il codice.
Arriva un codice di 6 cifre, da scrivere nella pagina. L’accesso resta valido circa 24 ore.
Il codice non arriva? Attendere due minuti e controllare la posta indesiderata. Se ancora niente, l’email non è nell’elenco: va chiesto a Leonardo di aggiungerla.
La pagina in breve
Ecco cosa si vede. I numeri indicano le parti, spiegate sotto.
20da preparare3da spedire9spediti1
Gettoni310AggiornaBastano per gli ordini in coda.2
Da mettere nei pacchi26 Fervida21 Vermifugo17 Mielata3
Da preparareDa spedireSpeditiTuttiImporta tracking4
Maria Rossi
Torino (TO) · HY-0201
2 Fervida, 1 Mielata
BonificoScatola Grande5
Prendi in carico
Passo 1 di 4
6
1
I numeri. Quanti ordini bisogna preparare, quanti pacchi sono pronti da spedire e quanti sono già partiti.
2
I gettoni. Sono il credito su Global Service. Il riquadro è verde se bastano, giallo se stanno per finire, rosso se non bastano.
3
Da mettere nei pacchi. Il totale di ogni prodotto per tutti gli ordini da preparare. Serve per prendere tutto dallo scaffale in una volta.
4
Le schede in alto. “Da preparare” è quella che si vede all’inizio. Con “Tutti” e la ricerca si trovano anche gli ordini vecchi. “Importa tracking” si usa più avanti.
5
L’ordine. Nome, città, codice (HY-…), prodotti, modalità di pagamento (blu per il bonifico, giallo per il contrassegno) e la scatola da usare, in viola. Cliccando sul nome si aprono indirizzo, telefono, peso e numero di tracciamento.
6
Il pulsante. Indica sempre il passo da fare adesso. Sotto, i quattro puntini mostrano a che punto si è.
Il percorso di ogni ordine
Ogni ordine fa sempre lo stesso giro. Il pulsante cambia nome da solo a ogni passo.
Prendi in carico· parte un’email al cliente
Segna pronto· il pacco è fatto
Crea il CSV· e paghi su Global Service
Lettera fatta· etichetta stampata e attaccata
Segna spedito· parte un’email al cliente, con il tracking
Solo Prendi in carico e Segna spedito mandano un’email al cliente. Gli altri passi servono a far vedere a tutti i colleghi a che punto è ogni pacco.
Passo per passo
1
Vedere cosa c’è da preparare
Il riquadro “Da mettere nei pacchi” indica quanti pezzi di ogni prodotto servono per tutti gli ordini in coda, così si prende tutto dallo scaffale in una volta.
Per sapere cosa va nel singolo pacco basta cliccare sul nome dell’ordine: si apre il dettaglio con indirizzo, telefono, peso, scatola e importo.
2
Prendere in carico
Quando si inizia a preparare un ordine, si preme “Prendi in carico”. Compare l’anteprima dell’email che riceverà il cliente. Va letta, poi si sceglie:
Preso in carico
Mando questa email a maria@esempio.it?
Salve Maria,
grazie per il suo ordine. L’abbiamo preso in carico e lo stiamo preparando con cura.
Il suo ordine:
2 × Fervida
1 × Mielata
AnnullaSolo segnaInvia e segna
Pulsante
Cosa fa
Invia e segna
Manda l’email al cliente e avanza di un passo. È la scelta di tutti i giorni.
Solo segna
Avanza senza mandare l’email. Per gli ordini che il cliente ha già avuto come “in preparazione”, o per le prove.
Annulla
Non cambia niente.
3
Preparare il pacco e premere “Segna pronto”
Quando il pacco è fatto e chiuso, si preme “Segna pronto”. L’ordine passa tra quelli da spedire. Non parte nessuna email.
Maria Rossi
Torino (TO) · HY-0201
2 Fervida, 1 Mielata
Bonifico
Segna pronto
Passo 2 di 4
Indietro
In caso di errore, “Indietro” sotto il pulsante riporta l’ordine al passo precedente. L’email già inviata, però, non si ritira.
4
Creare il file per Global Service
Quando ci sono più pacchi pronti, si scelgono quelli da spedire insieme: si spunta la casella a sinistra del nome. In fondo alla pagina compare una barra con il pulsante “Crea CSV”.
Maria Rossi
Torino (TO) · HY-0201
Lettera fatta
1 ordine scelto per Global Service · costo stimato circa 23 €SvuotaCrea CSV (1)
Il file si chiama spedizioni- più la data e finisce nella cartella Download del computer.
Prima di scaricarlo vanno controllati i gettoni. Se il sito scrive che non bastano, bisogna ricaricare su Global Service prima di pagare. Il sito avvisa con una finestra ed è possibile creare il file comunque.
5
Caricarlo su Global Service
Si entra su globalservicespedizioni.it con l’account dell’attività e si apre Ordini dal menu a sinistra.
Si preme il pulsante verde “Carica spedizioni da CSV”.
Si preme “Carica file CSV”, si sceglie il file appena scaricato e poi “Carica CSV”.
Si apre il Riepilogo della spedizione. Per ogni riga si controllano nome e indirizzo, peso, misure e, se c’è, il contrassegno.
Se è tutto giusto, si preme “Vai al pagamento”: il costo si scala dai gettoni.
Non si paga se qualcosa non torna. Un indirizzo o un peso sbagliato si paga due volte. In caso di errore ci si ferma e si chiede.
6
Stampare l’etichetta e premere “Lettera fatta”
Dopo il pagamento Global Service manda una email per ogni pacco, alla casella info.autoproduzione. Dentro ci sono due PDF:
L’etichetta
Va attaccata sul pacco con nastro trasparente, lasciando scoperto il codice a barre.
Il borderò
Va consegnato al corriere, che lo firma per ricevuta. Ne va conservata una copia firmata.
Quando l’etichetta è sul pacco, si preme “Lettera fatta”.
7
Portare i numeri di tracciamento nel sito
L’email di Global Service contiene anche il numero di tracciamento. Per portarlo nel sito si preme “Importa tracking”: il sito legge le email e mostra i numeri trovati. Per ognuno si sceglie il cliente giusto e si preme “Assegna”.
Tracking trovati nelle email
Abbina ogni numero all’ordine giusto e premi Assegna.
039172024323201
S1133180
Maria Rossi · HY-0201 ▾
ChiudiAssegna
Se un numero non compare: si apre l’ordine (clic sul nome) e lo si scrive a mano nel campo “Numero di tracciamento”. Funziona uguale.
8
Segnare la spedizione, quando il corriere ritira
Quando il corriere ritira il pacco, si preme “Segna spedito”. Il sito controlla che ci sia il numero di tracciamento e mostra l’anteprima dell’email “il suo ordine è stato spedito”, con il numero e il link per seguire il pacco. Si preme “Invia e segna”.
Segna spedito
Mando questa email a maria@esempio.it?
Salve Maria,
il suo ordine è stato affidato al corriere BRT/DPD ed è in viaggio verso di lei.
Numero di tracciamento: 039172024323201
AnnullaSolo segnaInvia e segna
L’ordine passa tra gli “Spediti”. Fine: il pacco è chiuso.
Se il campo del tracking diventa rosso e il sito scrive “Scrivi prima il numero di tracciamento”, manca il numero. Va aggiunto e si preme di nuovo il pulsante. Senza numero non parte l’email.
I gettoni di Global Service
Ogni spedizione si paga con i gettoni (1 gettone = 1 euro). Se finiscono non si può spedire. Il riquadro in alto avvisa prima.
Gettoni310Bastano.
Verde. Si può spedire tranquillamente.
Gettoni130Stanno finendo.
Giallo. Conviene ricaricare presto.
Gettoni81Non bastano.
Rosso. Ricaricare prima di pagare.
Dopo ogni ricarica o pagamento va aggiornato il numero: si scrive nella casella il saldo che compare nel profilo di Global Service e si preme “Aggiorna”. Il sito non lo legge da solo, quindi si fida di quello che viene scritto.
Leggere un ordine
Come ha pagato
Bonifico Il cliente paga con bonifico. Se compare “pagato”, il bonifico è arrivato.
Contrassegno 112 € Il cliente paga alla consegna quella cifra al corriere. Il sito la scrive già nel file per Global Service.
Se c’è scritto “Aveva scelto: contanti”, il cliente voleva pagare in contanti: si spedisce comunque, in contrassegno.
Il dettaglio
Cliccando sul nome di un ordine si apre il dettaglio, che contiene:
indirizzo, telefono ed email del cliente;
la scatola assegnata, il numero di colli, il peso e le misure del pacco;
quanto deve pagare;
il campo per il numero di tracciamento;
il pulsante “Modifica indirizzo”;
i passaggi a mano, per casi particolari.
Se qualcosa non va
È stato premuto un pulsante per sbaglio
Si preme “Indietro” sotto il pulsante: l’ordine torna al passo precedente. Se era “Prendi in carico” o “Segna spedito” ed era stato scelto “Invia e segna”, l’email è già partita e non si può ritirare.
La scatola proposta non è quella giusta
Il sito propone da solo la scatola, ma l’ultima parola è di chi prepara il pacco. Si preme “Cambia” accanto alla scatola sulla scheda (oppure si apre l’ordine), si sceglie un’altra scatola dal menu e, se serve, il numero di colli. Il sito ricalcola peso e misure, e il file per Global Service usa la scelta fatta. Sulla scheda compare “scelta a mano”. Per tornare alla proposta si sceglie di nuovo “Automatica”. Va fatto prima di creare il CSV.
Serve saltare un passaggio
Si apre l’ordine (clic sul nome) e si usa “Passaggi a mano”: lì ogni passo si può spuntare o togliere singolarmente. Serve solo nei casi particolari.
Un ordine che dovrebbe esserci non compare
Ricaricare la pagina: gli ordini nuovi compaiono quando arrivano.
Il sito mostra tutti gli ordini del foglio. Un ordine già in lavorazione si trova in Da spedire, uno già partito in Spediti.
Con Tutti e la ricerca (nome, città o codice) si trova qualunque ordine.
Il sito dice “Accesso non autorizzato” o mostra un errore
Ricaricare la pagina. Se continua, si esce dal sito e si rientra con la propria email. Se non si risolve, va scritto a Leonardo l’ora e il messaggio esatto.
Il sito scrive “Scrivi prima il numero di tracciamento”
Per segnare spedito serve il numero. Si prende dall’email di Global Service e si scrive nel campo dell’ordine, oppure si usa “Importa tracking”.
Il numero di tracciamento è sbagliato
Si apre l’ordine e si corregge il campo. Se l’email “spedito” era già partita col numero sbagliato, va avvisato Leonardo.
I gettoni non bastano
Si ricarica su Global Service, poi si aggiorna il saldo nel riquadro. Per spedire solo alcuni ordini se ne scelgono meno prima di premere “Crea CSV”.
Sulla scheda compare “Da controllare”
Il sito controlla da solo CAP, provincia, telefono, email e numero civico. Se qualcosa non torna, sulla scheda compare un avviso rosso con il motivo. Si preme “Correggi”, si sistemano i dati (se serve, dopo aver sentito il cliente) e si preme “Salva”. Il modulo originale del cliente non viene modificato.
Finché i dati non sono a posto, l’ordine non può essere scelto per il file di Global Service.
Si può usare ancora il foglio Google?
Meglio di no: il sito lo sostituisce e guida nei passaggi. Il sito si allinea al foglio da solo, circa ogni minuto: se qualcuno cambia lo stato nel foglio, compare anche lì. Righe e colonne non vanno mai cancellate.
Le regole d’oro
Lavorare dal sito, non dal foglio. Il foglio Google è l’archivio: righe e colonne non si cancellano né si aggiungono.
Premere un pulsante solo dopo aver fatto la cosa. Ogni passo è un’informazione per tutti i colleghi.
Leggere l’anteprima prima di “Invia e segna”. L’email arriva al cliente così com’è.
Controllare il riepilogo su Global Service prima di pagare. Nomi, indirizzi, peso e contrassegno.
Tenere aggiornati i gettoni. Il saldo si scrive dopo ogni ricarica e ogni pagamento.
Il codice di accesso non si dà a nessuno. Ognuno entra con la propria email.